PRÁCTICA EMPRESARIAL: ARCHIVO INACTIVO
MISIÓN:
El colegio Anglo Americano orienta su acción
educativa hacia la promoción y desarrollo integral de sus estudiantes en las
dimensiones cognitiva, cognoscitiva y axiológica, con el fin de formar seres
humanos con responsabilidad social y con una visión transformadora de sí mismos
y de su entorno, fortaleciendo los valores, la convivencia y la cualificación de
las competencias mediante un modelo pedagógico innovador y participativo que
promueve el talento de sus estudiantes en diferentes áreas como la
investigación científica, las humanidades, el deporte, la tecnología, las
habilidades artísticas, la resolución de problemas, la comunicación y el inglés
como segunda lengua.
VALORES:
El proyecto pedagógico está orientado a la formación de un modelo de ciudadano ejemplar, de
acuerdo con el perfil angloamericanista que es el siguiente:
"seguro de sí mismo, respetuoso, afectivo, consciente de la importancia de estudiar por el
profundo deseo de aprender, con la firme aspiración de ser un persona culta y un
profesional con éxito. Ser responsable, honesto y leal. Ser sensible a los problemas y necesidades
de las personas más desprotegidas".
El colegio brinda un ambiente propicio para fortalecer la autoestima de los estudiantes, dando especial
atención a quienes presentan dificultades en este aspecto.
Los directivos y docentes realizan reflexiones constantes con los estudiantes con el propósito de recordarles
que la honestidad es un principio que se fundamenta en la rectitud al obrar y hablar. A través del dialogo
se les recuerda la importancia del respeto a sí mismo, a sus familiares y a los miembros de la comunidad
educativa. De la misma manera se trabaja con gran empeño en enseñarles a trasmitir afectividad y en
inculcarles la necesidad de estudiar por el profundo deseo de aprender.Consideramos
esencial en el desarrollo del ser humano el asumir los deberes con responsabilidad.
Para el colegio es fundamental que sus estudiantes interioricen que es un deber social el compartir y
ayudar a los demás, en especial a aquellas más desprotegidas.
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VISIÓN:
Ser una institución líder en el sector educativo a
nivel nacional mediante la implementación de un proyecto pedagógico orientado a
la formación de un modelo de ciudadano ejemplar. De acuerdo con el perfil
AngloAmercanista que es el siguiente: “seguro de sí mismo, respetuoso,
afectivo, consciente de la importancia de estudiar por el profundo deseo de
aprender, con la firme aspiración de ser una persona culta y un profesional con
éxito. Ser responsable, honesto y leal. Ser sensible a los problemas y
necesidades de las personas más desprotegidas”.
ESTRATEGIA:
El plan de trabajo que se ha venido realizando en el trabajo de práctica, lo he enfocado en el archivo inactivo de la Institución. La estrategia se fundamenta en lograr optimizar esta dependencia, generando un cambio de cultura; con el fin de poner en práctica los nuevos modelos de archivo de acuerdo al avance tecnológico.
PERSPECTIVAS:
Inicialmente la estrategia de trabajo se ha venido desarrollando en el siguiente orden:
1-Perspectiva Financiera:
- Contratar el servicio externo para que se encargue de la micro filmación y digitalización de los documentos que amerite este proceso. Teniendo en cuenta que las cotizaciones realizadas para la compra de las máquinas que realizan estas actividades son de un alto, costo que no compensan esta alta inversión; siendo más rentable contratar servicios externos por tarea realizada.
- Programar para el presupuesto del año 2015 la posibilidad de adquirir la máquina trituradora de papel o de lo contrario se deben contemplar otras opciones.
2-Perspectiva del cliente:
- El trabajo en equipo por parte de todo el personal que labora en la institución, para permitir que por medio de todos los procesos implementados se desarrollen correctamente.
- Optimizar los recursos de cada dependencia y por ende de la Institución, tanto en el material utilizado como en el tiempo de trabajo que se ahorra cuando no se pierde en actividades fuera de las normas establecidas.
- El funcionamiento correcto y beneficioso para todos los clientes internos, cambiando el concepto de este proceso, haciéndolo agradable y fácil de desarrollar.
3-Perspectiva del proceso interno:
- Que la Institución siendo consciente de la necesidad de mejorar el archivo inactivo, apruebe y respalde todo el proceso.
- La más importante es el concurso, participación y compromiso de todo el personal involucrado para que funcione y beneficie a cada uno de ellos y modernice esta labor, que se ha venido desarrollando de manera artesanal y sin darle la importancia que requiere.
4-Perspectiva de aprendizaje y crecimiento:
- Capacitar a todo el personal de las diferentes dependencias, para que adquieran la cultura de saber seleccionar inicialmente los diferentes tipos de documentos, con el fin de tomar la decisión de escanear, digital izar, archivar, microfilmar o destruir.
- Llevar a cabo cada uno de los procesos que se han escogido.
- Optimizar el espacio dedicado para el archivo.
- Retroalimentación periódica del nuevo proceso implementado.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:
El objetivo fundamental con respecto a la estrategia que se ha desarrollado, es crear la cultura y sentido de pertenencia de todo el personal involucrado de la Institución, optimizando los recursos con los que cuenta cada dependencia; para que con criterio, lógicamente bajo la supervisión y visto bueno de los jefes de departamento, lleven a cabo cada proceso previo a un archivo de cualquier documento.
MAPA ESTRATÉGICO:
INDICADORES:
A continuación relaciono la situación actual de los componentes del proceso y el objetivo trazado para optimizarlo.
a) La situación actual: El estado inicial de este proceso se ha venido realizando en forma manual al 100%.
- Se ha manejado bajo el criterio de cada empleado, presentándose ambigüedad debido a las diferentes maneras de proceder ante cada situación y el parecer de cada uno.
- No se ha priorizado el concepto que el archivo inactivo tiene, es decir: Qué se debe guardar, digital izar, escanear, microfilmar, o destruir.
- En términos generales cuáles documentos conservar y cuáles no.
b) Objetivos generales:
- Teniendo en cuenta los altos costos para la Institución, la proyección para digital izar y microfilmar no debe superar el 5% del total de documentos aptos para guardar.
- La tendencia apropiada para este proyecto es escanear el 50% de la documentación, que verdaderamente amerita ser conservada.
- Se proyecta guardar el 10% en el archivo inactivo; dándole el apropiado uso a esta dependencia, donde en este sitio se conserve la documentación con la que no se pueda realizar otro proceso, sino que sea imprescindible guardarla físicamente.
- La documentación que no amerite ser conservada ni realizarle otro proceso, que nos representa más o menos un 35% de ella; se destruye y/o se vende como reciclaje.
NOTA: Estos índices pueden variar de acuerdo a la cantidad e importancia de la documentación que se maneje y temporada del año que se este llevando a cabo en cada departamento.
METAS
La planificación de este proyecto debe tener metas u objetivos claros a corto, mediano y largo plazo.
- Corto plazo: La participación de las directivas junto con los funcionarios de cada dependencia, para iniciar de inmediato el proceso de selección de documentos, optimizando los recursos, evitando desperdicio de papelería; teniendo claro que va a dirigir a cada cadena de proceso. En este corto plazo también va el proceso de escanear en cada uno de los departamentos los documentos aptos para ello.
- Mediano plazo: Adquirir la cultura de saber distinguir el debido manejo que todos los departamentos deben dar a un archivo inactivo. Capacitación periódica, evaluación y retroalimentación de los trabajos que se van programando. Contratar la empresa que va a realizar el trabajo de digitalización y micro filmación.
- Largo Plazo: Desarrollar el programa completo de tal manera que al cabo de 5 años la Institución maneje todo el programa con sus propios implementos aprovechando los avances tecnológicos que vayan surgiendo.
INICIATIVAS
Fundamentalmente es necesario desarrollar este proyecto como lo he venido diciendo, inicialmente con el respaldo de las directivas, el compromiso y deseo de todo el personal para optimizar los recursos, dar un adecuado uso al archivo, aportar ideas que permitan mejorar cada día el trabajo de cada uno y el del equipo; pensando siempre ser eficientes y eficaces.
Como programas de acción considero necesario estar capacitando periódicamente a los jefes de cada departamento y a su vez ellos realicen lo mismo con su grupo de trabajo. Establecer parámetros que permitan evaluarse cada vez que se programe una retroalimentación.
Es necesario establecer programas específicos para que esas metas que se han programado sean cumplidas comenzando por las directivas.
RESPONSABLES
- Directivos de la Institución.
- Jefes de departamento.
- Departamento de control de calidad.
- Secretarias y auxiliares.
- Encargado del archivo.
RECURSOS
Los recursos económicos provienen directamente de los directivos de la Institución. Inicialmente se debe realizar una inversión adicional a la que se programa en el presupuesto; pero en el futuro redundará en beneficio de ella y de sus empleados, permitiendo mayor eficiencia en sus labores, estando actualizados de acuerdo a los avances tecnológicos.
Los recursos no económicos los colocan todos los funcionarios que hacen parte de este proceso, trabajando en equipo; aportando sus conocimientos y destrezas para el buen desarrollo personal y del grupo; haciendo de este proyecto un éxito para cada uno de ellos y principalmente para el beneficio y mejoramiento de la Institución.
